西语助手
2020-04-29
En el vídeo de hoy vamos a hablar una vez más de uno de mis ya ampliamente conocidos temas favoritos: el tiempo.
Creo que dentro de poco vamos a terminar todos por aquí teniendo un doctorado en gestión del tiempo.
Lo que os voy a ofrecer hoy es un nuevo enfoque acerca de la gestión del tiempo tradicional.
Así que si te interesa, asegúrate de abrir bien los ojos y las orejas de principio a fin.
Vamos con ello.
Como supongo que algunos ya sabéis, el libro los siete hábitos de la gente altamente efectiva es uno de mis favoritos por muchas razones.
Pues bien, dentro del libro hay un capítulo que hace referencia a la gestión del tiempo: Hábito 3 lo primero es lo primero.
En dicho hábito se explica entre otras cosas cómo lograr distribuir tu tiempo de manera que sea más efectivo en ese sentido.
Y con este objetivo Stephen Covey nos presenta un gráfico como el siguiente.
En el eje y vamos a tener el grado de importancia de la tarea.
Mientras que en el eje x tendremos su grado de urgencia.
Con estos datos se consideran cuatro cuadrantes numerados del 1 al 4.
Covey nos alienta a permanecer la mayor parte del tiempo en el cuadrante número 1, pues en este se agruparán aquellas tareas que sean importantes y poco urgentes.
Si pasamos demasiado tiempo en el cuadrante 2, significa que algo estamos haciendo mal, ya que normal que la mayor parte de nuestras tareas sean urgentes por muy importantes que estas sean.
Si todo es urgente, primero va a ser imposible priorizar
Y segundo tus niveles de estrés se van a disparar como un cohete espacial.
Ahí hay claramente un problema de gestión de tiempo.
El cuadrante 3 habla por sí solo, tareas poco importantes y poco urgentes deben quedar automáticamente descartadas.
Y el cuadrante 4 son tareas poco importantes pero urgentes.
Aquí tal vez tengamos alguna tarea de vez en cuando pero poca cosa.
Pues bien, aunque este gráfico es ciertamente útil para asignar nuestras tareas a cada cuadrante y poder priorizarlas de manera más efectiva, el sistema en sí tiene un problema.
Y el problema es que priorizar aunque es útil no genera más tiempo.
Ya que el concepto de generar tiempo es de por sí ilógico, pero déjame explicarme.
El sistema de priorización de Covey nos ayuda a efectivamente a ser más efectivos en la distribución de nuestro tiempo.
Eso es un hecho.
Pero la gestión del tiempo nos ayuda únicamente a centrar nuestra atención en lo más importante.
Y hacer más cosas en el periodo de tiempo que se nos ha dado para hacerlas.
Es un pensamiento bidimensional.
Pero ¿qué ocurre si a este gráfico?
Le añadimos un nuevo eje.
Un eje que represente la significatividad de la actividad en cuestión.
Y así ahora tenemos una gráfica tridimensional en la que sabemos si nuestra tarea importa o no, "¿cuando importa"? y "¿durante cuánto tiempo va a importar"? Este es el significado de la significatividad.
Esta tarea "¿durante cuánto tiempo"? va a ser importante.
¿Va a ser que mi futuro sea mejor?
Pero entonces, ¿cómo me va ayudar esto a multiplicar el tiempo?
La significatividad de una tarea nos permite invertir tiempo hoy en cosas que nos darán más tiempo mañana.
Así es cómo generamos más tiempo, ese es el secreto.
Y para decidir en qué empleo mi tiempo existe un proceso mental que es perfecto para evaluar cómo emplear tu tiempo.
El embudo de enfoque consta de cuatro pasos, cada uno de ellos con el objetivo de generar tiempo.
Y el proceso es el siguiente, dado a una determinada tarea lo primero que tenemos que evaluar es si podemos eliminarla o no.
Qué mejor manera de crear tiempo que eliminando tareas.
Evalúa en base al gráfico anterior, si merece la pena realizar la tarea.
Si las respuestas no, a la basura;si es sí, nos vamos al siguiente paso.
¿Se puede automatizar la tarea?
Automatizar una tarea supone una inversión adicional de tiempo hoy que nos liberará una gran cantidad de tiempo en el futuro.
Las tareas que están sujetas a ser potencialmente automatizadas son todas aquellas que son repetitivas.
Por ejemplo, si tienes que hacer la compra todas las semanas, puedes crear una lista de la compra online y comprar cada semana con un solo clic.
Si no es posible automatizar la tarea, nos vamos al siguiente escalón.
¿Se puede delegar?
Es decir, ¿hay alguien que puede hacer esta tarea por mi?
Llegar a este paso suele ser crítico ya que hay pocas personas que saben delegar correctamente.
A menudo es complicado delegar porque generalmente uno considera que nadie sabe hacer igual de bien que uno mismo las tareas que hace de manera habitual.
Y de hecho suele estar en lo cierto es muy complicado que una persona haga igual de bien que tú en dos días la limpieza de la casa o las llamadas a clientes.
Pero eso es algo que debes tener en cuenta si llegas a este punto.
Primero que delegar una tarea nunca debe comprometer los niveles mínimos de calidad esperados para realizar la tarea con éxito.
Y segundo que la delegación precisa de formación normalmente.
Es decir que al principio necesitarás invertir parte de tu tiempo en formar a una persona para que en el futuro haga las mismas tareas que estás haciendo tú hoy.
Y si no puedes eliminarla, no puedes automatizarla y no puedes delegarla parece que sólo hay una manera de ejecutar la tarea haciéndola tú.
Lo que sí puedes hacer ahora es decidir si la tarea la haces ahora o más tarde.
Es decir puedes priorizarla.
Y aclarar como punto final antes de que la clásica corriente de superdotados venga por mí y con antorchas que soy consciente de que el tiempo no se puede crear.
El tiempo es lo que es.
Cuando habló de crear tiempo, me refiero obviamente a generar más tiempo disponible para que cada uno lo emplee en lo que le dé la real gana.
He dicho esto espero que os haya gustado el vídeo y una vez más si queréis disfrutar de más contenido de crecimiento personal, podéis suscribiros al canal clicando en el logo de la pantalla.
Nos vemos.
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